Wat is Lean Coffee?

Lean Coffee is een gestructureerde, maar agenda-loze bijeenkomst. De deelnemers komen bij elkaar, bepalen de volgorde van de bespreekpunten, en gaan aan de slag. Het is een goede werkvorm voor intervisie-bijeenkomsten, waarbij je met een groepje professionals bij elkaar komt om de valkuilen van je vak te bespreken. Daarnaast kan de Lean Coffee gebruikt worden om oplossingsrichtingen te verkennen of kennis uit te wisselen.

Wanneer gebruik je Lean Coffee (en wanneer niet)?

Met Lean Coffee kun je met een kleine groep mensen (5 tot 10 mensen) in korte tijd de diepte in te gaan met een aantal democratisch gekozen onderwerpen. De setting is zo ontworpen dat alleen de belangrijkste onderwerpen besproken worden en dat die precies genoeg tijd krijgen om grondig besproken te worden. Gebruik deze vorm dus niet als ereen vaste agenda is die van A tot Z afgewerkt moet worden. Ook voor grotere groepen is deze vorm niet geschikt; dan komen de deelnemers onvoldoende tot hun recht.

Lean Coffee faciliteren

1. Onderwerpen verzamelen
   Iedere deelnemer schrijft zijn of haar onderwerp op een post-it. Meestal is dit een probleem of vraagstuk dat de deelnemer met de groep wil bespreken.
   Tip: maximaal 2 post-its per deelnemer om de vaart erin te houden.
    
2. Toelichting geven
   Als iedereen klaar is met schrijven, lopen de deelnemers één voor één naar voren, lichten kort hun post-it toe en plakken ‘m op het bord.
    
3. Stemmen
   Als alle post-its op het bord hangen, wordt er gestemd. Iedere deelnemer mag drie stippen zetten, naar eigen inzicht te verdelen over de post-its. Dus ze mogen alledrie op één post-it ingezet worden, of verdeeld over meerdere.
    
4. Prioriteren
   De facilitator plakt de post-it met de meeste stippen links bovenaan op het bord, de runner-up eronder, etc. Deze lijst wordt van boven naar beneden behandeld.
   Tip: als twee post-its evenveel stippen hebben, kunnen deze naast elkaar geplatk worden. Doorgaans komen ze allebei aan bod. Pas als het einde van de meeting nadert (zie stap 6) dan een snelle stemronde gehouden kunnen worden om te kiezen tussen post-its met evenveel stemmen.
    
5. Time-boxed bespreken
   De facilitator zet een timer op 10 minuten en nodigt de inbrenger van het onderwerp uit deze nog even toe te lichten. De groep haakt in met vragen, suggesties en oplossingsrichtingen. Als na 10 minuten de timer afgaat, stoppen de deelnemers met praten. Ze gaan stemmen: verlengen (duim-omhoog), neutraal (duim-opzij) of stoppen (duim-omlaag). 
   
   Als de groep stemt voor verlengen, start een nieuwe time-box van 5 minuten. Na die time-box wordt er opnieuw gestemd, net zolang totdat de meerderheid vindt dat dit onderwerp voldoende besproken is.
    
6. Beëindigen van de sessie
   Tien minuten tot een kwartier vóór het einde van de meeting wordt er geen nieuwe time-box meer ingestart en wordt toegewerkt naar de afronding. 
   
   Waarschijnlijk zijn niet alle onderwerpen besproken. Dat is niet erg, want over het algemeen zijn de belangrijkste onderwerpen besproken.
   Het is mogelijk om nog iets met de overgebleven onderwerpen te doen: achteraf delen per e-mail, of hier een vervolg op plannen als het belangrijk is.